Prati
Svakodnevne obveze od nas dosta traže - puno ih je, a malo je vremena. Da bismo sve uspjeli odraditi trebamo biti brzi i efikasni. Stoga je veća produktivnost nešto što svatko od nas priželjkuje. Povećana produktivnost iziskuje ulaganje većeg truda, što se mnogima ne sviđa. No postoje načini pomoću kojih možemo postati produktivniji, a da pritom 'ne izgorimo'.
Iako je svatko od nas individua za sebe, produktivne osobe imaju neke zajedničke karakteristike, a to su: usredotočenost, organiziranost, discipliniranost, kritičko razmišljanje ili rješavanje problema i znatiželja. Oni koji žele biti produktivni često planiraju svoj dan te se drže zadanog plana, unatoč tome što im se možda ne da slijediti ga. Također, prioritet im je završiti obveze kako bi nakon njih mogli raditi ono što zaista vole.
Donosimo 15 načina koji vam mogu pomoći u boljoj produktivnosti:
1. Napravite svoju 'to do' listu
Ukoliko imate puno zadataka za obaviti, vjerojatno će vam biti teško sve ih zapamtiti. Također, prema studiji iz 2011. godine, manja je vjerojatnost da ćete na taj način uspjeti ispuniti sve obveze.
Stoga je bolja opcija popisivanje obveza unaprijed - tako ćete bolje organizirati svoj dan te će vas popis spriječiti da izgubite pojam o vremenu.
Međutim, to ne znači da trebate sastaviti popis svih obveza za određeni dan. 'Life coach' Lisa Petsinis kaže kako veliki popis dnevnih obveza dovodi do frustracije. "Isplativije je započeti s najvažnijim aktivnostima, a ukoliko imate vremena, možete dodati još neke aktivnosti", kaže Petsinis.
2. Podijelite svoj dan na dijelove
Ukoliko svakodnevne obveze podijelite na dijelove, ono što se na početku činilo kao velika količina zadataka, sada će vam izgledati sasvim ostvarivo. Raščlanite što sve trebate učiniti određeni dan te odredite vrijeme kada ćete to obaviti.
Mnogi su koristili tehniku 'Pomodoro' kako bi ostali usredotočeni na zadatke koje trebaju obaviti. Ova tehnika zahtijeva da za svaki zadatak koji trebate ispuniti odvojite 25 minuta i u tom mu se vremenu potpuno posvetite. Nakon što to vrijeme istekne možete uzeti pauzu ili prijeći na drugi zadatak. Svrha ove tehnike je ukazati da je važno imati dobar plan i početi ga ispunjavati, ali da ga ne trebate nužno i ostvariti.
3. Usredotočite se i dajte prioritet jednom po jednom zadatku
Sastavljanje popisa i razdvajanje zadataka bi vam trebalo pomoći pri određivanju prioriteta. Ukoliko vam to ne uspije te ne znate kako odrediti prioritete, isprobajte Eisenhowerovu matricu. To je tehnika produktivnosti koja vam pomaže pri određivanju prioriteta, a na taj način vam miče isti osjećaj hitnosti za sve zadatke.
Eisenhowerova matrica sastoji se od četiri kvadrata:
- Hitni i važni zadaci koje treba obaviti što prije
- Zadaci koji su važni, ali nisu hitni pa se mogu obaviti kasnije
- Hitni zadaci koje možete preraspodijeliti drugima
- Zadaci koji nisu ni hitni ni važni, stoga se mogu ukloniti s popisa obveza
Cilj ovih dijelova matrice je prepoznati koji su zadaci važni te odrediti njihovu hitnost rješavanja i na temelju toga djelovati.
'Life coach' Christine Hourd tvrdi kako se smatra da multitasking ljude čini produktivnima, ali je zapravo upravo suprotno. "Korištenje alata za određivanje prioriteta, kao što je 'Matrica hitno-važno', za odlučivanje o jednom zadatku na koji se treba usredotočiti tijekom vremena, rezultirat će povećanom produktivnošću", kaže Hourd.
4. Prepoznajte i iskoristite sate u kojima ste produktivni
Svatko od nas ima vrijeme u danu kada je produktivniji i efikasniji, bilo to jutro ili večer. Otkrivanje jesmo li jutarnji ili noćni tip može nam uvelike pomoći kod obavljanja zadataka i produktivnosti.
5. Sistematizirajte svoj dan
Vrijeme u danu rasporedite tako da ispunite sve zadatke, ali i da si priuštite ono što vam je potrebno ili što želite učiniti, primjerice šetnju na svježem zraku. Naravno, ne trebate život voditi prema strogom planu i rasporedu, ali određena vrsta strukturiranja i planiranja dana može vam pomoći za efikasnije ispunjavanje obveza.
Primjer za sistematizaciju koji YourTango navodi je idući: ukoliko znam da moram izaći u šetnju prije najtoplijeg dijela dana, dakle u 14 sati, ali uz to moram obaviti zadatak za posao prije nego krenem u šetnju i odvezem djecu u školu, planiranje ću započeti imajući na umu da sve to trebam obaviti do 14 sati.
6. Uzmite pauzu i nagradite se
Uz držanje plana, važno je vrijeme za odmor. Ukoliko si unaprijed odredite pauze ostat ćete bolje usredotočeni na zadatke koje obavljate. S druge strane, trebate znati i kada pauza završava. Ukoliko nema planirani kraj, možda nikada neće završiti ili će trajati duže nego što bi trebala trajati.
7. Brinite o sebi
Ukoliko smo umorni, zasigurno nećemo biti produktivni. Obveze nas ne smiju spriječiti da se loše hranimo ili da ne spavamo. Raditi sat vremena fokusiran i pun energije produktivnije je od dva sata rada tijekom kojih smo umorni i iscrpljeni.
8. Ne čekajte inspiraciju
Nemojte čekati inspiraciju da biste započeli s nečim što trebate učiniti. Budite inspirirani tako što ćete započeti s radom! Čekanje inspiracije da biste nešto počeli raditi dovodi do gubljenja vremena. Uvijek je bolje raditi na tome da zadatke izvršite učinkovito i djelotvorno umjesto da čekate da dođe 'pravo' vrijeme za to.
9. Raščlanite svoje zadatke
Prihvatite velike zadatke i raščlanite ih na manje korake kojima ćete lakše upravljati. Primjerice, ukoliko trebate napisati izvješće, nemojte na svoju 'to do' listu dodati "napisati izvješće od 200 stranica", već umjesto toga jedan dan napišite "nacrt izvješća", a sljedeći dan napišite "dodaj istraživanje u nacrt". Stvorite male ciljeve koji se usredotočuju na trenutne zadatke, uz male nagrade, kako biste se kretali u pravom smjeru.
10. Vodite popis stvari koje vas ometaju
Ovo je popis koji vam pomaže s mislima koje vas odvraćaju od zadataka. Taj popis držite blizu sebe te kad se pojavi neka misao koja vam smeta te koja vas udaljava od ispunjavanja obveze, zabilježite ju na taj popis. Primjerice, ukoliko vam tijekom rada dođe misao kako trebate kupiti mlijeko u trgovini, ta je misao opravdana, ali se njom ne trebate baviti upravo sada. Bilježenjem te misli na svoj popis dali ste joj pozornost, a s druge strane se možete vratiti obavljanju svog posla.
11. Češće govorite 'ne'
Ukoliko želite biti produktivni, nemojte uzimate više od onoga što možete podnijeti. Kada ne možete izvršiti određeni zadatak u zadanom vremenu zbog drugih prioriteta, recite 'ne'. Previše odgovornosti i preopterećenost obvezama dovodi od manjka produktivnosti, stoga je u tom slučaju bolje reći 'ne' određenim zadacima.
12. Slijedite pravilo 80/20
Ekonomist Vilfredo Pareto razvio je pravilo 80/20, a to se pravilo naziva još i Paretovim principom. Ovo pravilo kaže da 20% onoga što radite svaki dan daje 80% vaših rezultata. To znači da pri dovršavanju zadatka prednost trebate dati velikim stvarima, a eliminirati ono nebitno.
13. Počnite s radom ujutro
Najbolje vrijeme za rješavanje važnih zadataka je jutro. Sve ono najvažnije odradite u jutarnjim satima dok vam je mozak svjež, a ono što je manje važno ostavite za poslijepodne.
14. Svaki dan prošetajte po suncu
Prema studiji profesora dr. Alana Hedgea sa Sveučilišta Cornell iz 2018. godine svoju produktivnost i budnost možete povećati prirodnim svjetlom. 15-minutna šetnja svaki dan po suncu te upijanje vitamina D pomaže u boljoj produktivnosti.
15. Samo počni!
Jedna je stvar zajednička svakom zadatku - u nekom je trenutku jednostavno trebalo sjesti i započeti ga. Stoga, nemojte čekati, već krenite s radom!
Komentiraj, znaš da želiš!
Za komentiranje je potrebno prijaviti se. Nemaš korisnički račun?
Registracija je brza i jednostavna, registriraj se i uključi se u raspravu.